Versión 0.1-borrador · vigente desde 2026-09-29
Tratamiento de datos por encargo
Condiciones bajo las que Quartz trata, por cuenta de cada taller, los datos personales de los clientes, colaboradores y proveedores del taller.
1. Objeto y partes
Este documento es el contrato de transmisión de datos personales entre la empresa que se registra en Quartz («el Responsable», el taller) y Quartz erp, NIT 1114541227, domicilio en Calle 35 2845, correo quartzerp@gmail.com, teléfono 3022428518 («el Encargado», Quartz), en los términos del art. 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). Hace parte de los Términos y Condiciones.
El Responsable decide sobre la base de datos y el tratamiento (Ley 1581 de 2012, art. 3 lit. e). El Encargado solo trata los datos por cuenta del Responsable y según sus instrucciones (art. 3 lit. d).
2. Alcance del tratamiento
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Titulares | Clientes del taller (personas naturales y contactos de personas jurídicas), colaboradores del taller, proveedores y, en las aceptaciones electrónicas, la persona que acepta una cotización |
| Datos | Nombre, teléfono, correo, dirección, ciudad, documento o NIT declarado, medidas y fotos de obra, cotizaciones y órdenes, y, para colaboradores, cargo y salario base. No se tratan datos sensibles ni de niños, niñas y adolescentes. |
| Actividades del Encargado | Almacenar, organizar, mostrar en la plataforma, generar documentos (cotizaciones, órdenes, planos), publicar los enlaces de consulta que el Responsable decida compartir, respaldar y suprimir |
| Finalidad | Prestar al Responsable el servicio de gestión de su taller. Quartz no usa estos datos para ninguna otra finalidad propia |
| Duración | Mientras esté vigente el contrato de servicio, más el período de devolución y supresión de la sección 9 |
3. Obligaciones de Quartz como Encargado
- Dar a los datos el tratamiento que indica el Responsable y solo para la finalidad autorizada por los titulares, conforme a los principios de la ley (Decreto 1377 de 2013, art. 25 num. 1).
- Salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contienen datos personales (art. 25 num. 2; Ley 1581, art. 18 lit. b).
- Guardar confidencialidad; el personal de Quartz solo accede a los datos cuando es necesario para prestar soporte o mantener el servicio (art. 25 num. 3).
- Aplicar la política de tratamiento del Responsable en lo que le corresponda y garantizar a los titulares el ejercicio del habeas data (Ley 1581, art. 18 lit. a).
- Actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando el Responsable lo indique, dentro de los 5 días hábiles siguientes (Ley 1581, art. 18 lits. c y d).
- Registrar la leyenda «reclamo en trámite» y «información en discusión judicial» cuando el Responsable lo comunique (art. 18 lits. g y h).
- No usar los datos para fines propios, no venderlos y no circularlos fuera de lo previsto en este documento.
4. Obligaciones del Responsable (el taller)
- Contar con la autorización previa, expresa e informada de sus clientes, colaboradores y proveedores para tratar sus datos, y conservar la prueba (Ley 1581, arts. 9 y 17 lit. b).
- Adoptar su propia política de tratamiento y su aviso de privacidad, y ponerlos a disposición de los titulares (Decreto 1377 de 2013, arts. 13 y 14). Quartz ofrece un modelo de aviso que el taller puede adoptar; no lo exime de esta obligación.
- Cargar solo datos veraces, completos, exactos y actualizados, y solo los necesarios para el servicio (Ley 1581, art. 17 lits. e y h).
- Atender las consultas y reclamos de sus titulares en los plazos legales (arts. 14 y 15). Quartz colabora con las herramientas de la plataforma.
- Determinar si debe inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (Decreto 090 de 2018) y cumplir sus demás obligaciones como responsable.
- No ingresar datos sensibles ni de niños, niñas y adolescentes sin cumplir los requisitos especiales de la ley (arts. 5 a 7).
5. Subencargados
El Responsable autoriza a Quartz a apoyarse en los siguientes proveedores, que actuarán como subencargados. Quartz responde ante el Responsable por ellos y les exige, por contrato, condiciones equivalentes a las de este documento. Si cambia la lista, Quartz avisará con anticipación razonable para que el Responsable pueda objetar.
| Proveedor | Servicio | País | Estado |
|---|---|---|---|
| Railway | Alojamiento del servidor de la aplicación | Estados Unidos de América | Previsto para el lanzamiento |
| Neon | Base de datos PostgreSQL gestionada | Estados Unidos de América | Previsto para el lanzamiento |
| Cloudflare (R2) | Almacenamiento de archivos y copias de seguridad | Estados Unidos de América y red global | Previsto para el lanzamiento |
| Sentry | Monitoreo de errores (sin datos personales: se filtran antes de enviarse) | Estados Unidos de América | Previsto para el lanzamiento |
6. Transmisión internacional
Los datos se alojan en servidores ubicados en Estados Unidos de América. Esa transmisión, entre Responsable y Encargado, no requiere informar al titular ni contar con su consentimiento cuando existe un contrato en los términos del art. 25 del Decreto 1377 de 2013 (art. 24 num. 2), que es este documento. Además, Estados Unidos figura en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (Título V, Capítulo Tercero, numeral 3.2).
7. Seguridad e incidentes
Quartz aplica las medidas descritas en su Política de tratamiento de datos personales y las que exijan las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si Quartz detecta una violación de seguridad que afecte datos del Responsable, se lo comunicará sin demora injustificada y, en lo posible, dentro de las 72 horas siguientes a su detección, con la información disponible para que el Responsable cumpla su deber de reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio (15 días hábiles: Circular Única, Título V, Capítulo Segundo). Quartz también reportará ante la Superintendencia como encargado cuando corresponda.
8. Solicitudes de titulares
Si un titular presenta a Quartz una consulta o reclamo sobre datos que carga el taller, Quartz se lo trasladará al Responsable en máximo 2 días hábiles y le informará al titular (Ley 1581, art. 15 num. 1). Quartz no responde por el Responsable sobre el fondo de la solicitud, salvo instrucción expresa.
9. Terminación, devolución y supresión
Al terminar el contrato de servicio, el Responsable tiene 30 días para exportar su información. Vencido ese plazo, Quartz suprime los datos personales del Responsable en un máximo de 90 días desde la terminación y elimina las copias cuando estas rotan (30 días), salvo los datos que una norma obligue a conservar (por ejemplo, las constancias de aceptación y los movimientos de caja, que se conservan hasta 10 años: Ley 962 de 2005, art. 28), que quedan bloqueados y solo se usan para ese fin.
10. Verificación
Quartz suministrará al Responsable, a solicitud, la información razonable para verificar el cumplimiento de este documento y colaborará con las auditorías que la ley o la Superintendencia de Industria y Comercio exijan. Los detalles operativos se acordarán de buena fe.
11. Vigencia y cambios
Rige desde el 2026-09-29 (versión 0.1-borrador). Los cambios sustanciales se comunicarán al Responsable antes de aplicarse, con la posibilidad de terminar el contrato si no los acepta.